這是6/1我要在公司主管座談會上分享的一本書,書名為『週一清晨的領導課』,作著為大衞.科特萊爾,他是國際有名的領導學顧問,而且是一位教育家及演講者, 與<誰搬走我的乳酪>作者史賓塞。強塞及<一分鐘經理人>作者肯恩.布蘭查同為美國演講者協會的主要成員。
故事的主角傑夫的遭遇和僕人的作者一樣,都是在工作上有一定的成就,但最近遭遇到瓶頸,連帶的連家庭生活也出現了問題,而僕人的作者是到修道院裡去學習接受一些新觀念,而傑夫則是找到了他父親的好朋友湯尼,透過湯尼開始了8週在週一早上的領導課程。
第一週的課程重點為司機與乘客,主要為敍述傑夫年輕時學開車,當他學會車的第二天就出了車禍,因為他並未作好角色的變換,當身份是乘客時可以自由自在地做很多事情,但一旦身份轉變為司機時則不行,身為一名司機要聚精會神地注意路況不能分神,在工作上也是一樣的道理,一旦由部屬升上主管時,因為權力的增加,相對也失去了某些自由。
由於當天是下雨天而導致傑夫上課時遲到,但是湯尼認為是否能準時到逹,是看傑夫的決定,下雨只是讓他做出不同的決策,並提出遇到問題找藉口是不負責任的行為,真正的領導者會花時間來解決問題,而不是怪東怪西的,當你怪人或事物時注意力集中在過去,要有承擔責任時才會將眼光放在未來。
第二週的重點分辨事情的輕重緩急,主要是傑夫抱怨部門裡有二位同仁離職後將離職員工的工作分配給其它同仁,但是工作却一直不順,當他們解決了一個問題後,就又發現新的問題,這些問題就像火苗一樣無法控制,導致傑夫覺得像隻無頭蒼蠅般,但是湯尼認為傑夫並没有找到首要問題,將所有的一切事情當作是火災,所以讓他的部門像打火部隊一樣。
再來就是為什麼有二位同仁離職,問傑夫知道他們離職的真正原因嗎?因為湯尼認為員工的離職大部份的原因都是因為主管,傑夫由剛開始的認為員工的離職不會是他的錯轉朝向思考湯尼的說法去思考。
第三週重點逃離管理黑洞,主要是傑夫回去了解二位同仁離職的原因,透過其它同事及和二位當事者面對面了解,發現到他們其實是真的對傑夫感到不滿,不滿的原因有三項:1他們認為傑夫不會看人,僱用欺上瞞下的人,導致有人工作繁瑣,有人游手好閒,2.指導員工,因為傑夫並没有適時指導員工,讓他們成長,3.認為傑夫忽視個人品德的問題,這個却是嚴重影響其它員工的表現。
在這裡所謂管理的黑洞則是事情的真相往往和表面看的不一樣。
湯尼提出員工共有三個等級1.超級明星,佔比為30%,2.中層星佔50%,3.流星佔20%,湯尼則問傑夫身為主管你可以接受的最低績效在那裡?傑夫回答當然是中層星的50%的績效,不過湯尼却糾正傑夫他說錯了,因為20%的流是一直存在於團隊中,而且說不定還會因為他們的效率問題而少派工作給他們呢!湯尼警告傑夫如如果他這麼做的話,會有更多的人淪落到流星來,並且指出傑夫的職責不應該是關照流星的績效而降低績效的下限,應該是獎勵超級巨星的來提升績效的上限。
第四週的重點正確,就要堅持,主是是傑夫發現他團隊裡的一位超級巨星陶德在上班時喝酒,陶德告訴傑夫他因為有私人的問題才會讓他這麼做,並保証不會再犯,但是某天又讓傑夫發現陶德又在喝酒,傑夫很猶豫,到底該不該對陶德做出處罰,部門裡已有二人離職,如果現在再解僱陶德的話,真的是雪上加霜,而且陶德是他的超級巨星,而且是因為陶德有了私人的問題,這樣讓傑夫更捨不得
湯尼問傑夫公司裡有不准上班時間喝酒的規定嗎?答案是”有”,再問傑夫你覺得這個規定合理公平嗎?傑夫說”合理公平”,湯尼告訴傑夫應該看到的是公司的未來,而不是眼前的利益,短期是只要警告陶德或滿足陶德的需求即可,但長期的目標很難逹成,必須建立一套完備的準則,一套結合員工意見及做法的準則,而且一定要堅持這套準則,雖然在某方面陶德是超級巨星,但是依公司規定裡他則是流星,因此你應該解僱他,而且這也是他自己的選擇,他選擇了再次上班時喝酒,表示他自己選擇了被公司解僱。
湯尼認為通常主管會發現問題時住往是最後一個發現問題的人,而且只發現冰山的一角,陶德的這個問題其它同仁可能大家早就都知道,只是大家都在看你會如何處理,如果當一個領導者忽視員工的想法是非常不明智的,雖然做『正確』的事情並不容易,有時很困難,但是切記,做正確的事始終都是正確的。
第五週的重點僱用合適的員工,傑夫解僱了陶德之後他的部門就有三個職缺了,因此傑夫很急於想將人補齊,但是湯尼認為在公司裡最重要的是『合適的員工』,如果傑夫在找人的時候不是精挑細選、輕鬆管理,就是輕鬆徵人、困難管理.而且在面試是最容易犯的就是缺乏準備,提前準備好題目才可以專心傾聽並給予正確的評價。
第六週是重點是效率!效率!在這週裡傑夫認同湯尼僱用合適員工的說法,精挑細選他所要的員工,而且預計再過幾天就可以完成徵人工作,但是傑夫也抱怨他的時間不夠用,專心找人的事很浪費時間,甚至幾乎沒有時間可以兼顧其它的工作,湯尼認為傑夫好像把管理時間的問題歸咎於不可控制的事務,他認為安排時間是自己的責任,只有自己才能解決這個問題,自己的團隊要靠自己來統籌規劃,包括解決自己的個人問題,在時間管理的部份想充份利用時間,湯尼認為就要想辦法一點一點地擠時間,這兒擠一份鐘,那兒擠五份鐘,所有零碎的時間加在一起,就有更多時間可支配,因此主管們可以遵守三個原則: 1.理清事務的輕重緩急並進行合理統籌2.減少干擾3.有效地管理會議,像減少干擾的部份可以縮短被干擾的時間,像別讓干擾者坐下,別讓他們在你的辦公室裡覺得輕鬆自在等等。
有效地管理會議部份則需要求大家都需先做準備/準時/議題集中/最重要的事優先討論的原則,才能準時開會,準時散會。
第七週的重點是桶子和杓子,在這週裡傑夫完成找人的工作而且對時間管理也抓到重點,讓會議有效率完成,將節省的時間拿來做一個無人干擾的計劃,看到傑夫能夠越來越得心應手,湯尼也覺得很高興,但是不忘提醒傑夫管理的黑洞,並要傑夫記得二件事:身為領身為領導者,你的業績是團隊共同努力的結果,你的成功是下屬的功勞,並非全部來自於你自身的努力,再來就是你對團隊的需要遠勝於團隊對你的需要,意思是指你與團隊彼此都離不開對方。
每個人都有一個動力桶,可能是滿的或是空的,而且迫切希望被灌滿,一旦動力桶的漏洞,即使再努力也是會快速流失,每個人則還有一把杓子,有的人又大又長,且喜歡放進別人的桶子裡,領導者要讓每個人的桶子都是滿溢的,並且是最主要的裝桶人,最好的裝桶方法是溝通,要讓屬下的動力桶保持充盈要注意四件事:1.掌握首要事務,有目標的領導可以裝桶2.提出對業績的回饋意見,建立績效,讓員工隨時都知道如何做3.表揚工作出色的人4.適時給予團隊評價,讓員工知道團結的好處,每個人都想成為成功團隊的一員,只要時刻保持清醒,就可以知道自己是否在贏得目標。
第八週的重點是進入學習地帶,在本週裡傑夫的新人表現很好充滿熱情和幹勁,同時傑夫也要大家分享自己的裝桶原則,以及有人拿杓子伸向自己的桶中時應該採取何種對策,大家都對這個練習覺得很有趣。
湯尼提出在前七週談的都是領導及傑夫的團隊如何獲得好成績,在這後一堂課要談的是傑夫自己,湯尼認為傑夫能來上這個課程是很讓人讚賞的並指出阻止每個人發揮潛力的勁敵是『舒適地帶』, 想要出人頭地,就不能放任自己躺在舒適地帶上自鳴得意,必須不斷地追求進步,湯尼指出學習地帶有三個房間:1閱覽室,書讀得越多,知識就越豐室2.傾聽室,用心聆聽員員工的意見,幫助你做正確的決策3.給與室,你教得越多付出的越多就會更有責任感。
湯尼認為大家都知道活到老學到老,而且學習要訂定具體的目標,否則很難做到,目標是最強大的內在動力,是努力的方向。
湯尼給了傑夫最後的忠告:『永遠都信心十足,即使在未來的道路上遭遇挫折,也要堅持不放棄』。
傑夫完成了八週的領導課程
以上是書中的摘要,看似薄薄的一本書,裡面的領導方法可不少,雖然這些管理手法多多少少之前都已知道,但是透過書中的例子也更有新的領悟,尤其是陶德喝酒是否該解僱的事,其實我的心中也像傑夫一樣很掙扎,但是換個方向想,員工的眼睛隨時都在驗証主管的決定,主管又怎可以做出無法讓人心服口服的決定呢?